Tietosuojaliite

Future Group Oy, Future CAD Sweden AB, Future CAD Denmark A/S, Future Group Slovakia s.r.o.

GDPR-käytäntö

Mietitkö tietoturvaa ja yksityisyyttä? Meille on tärkeää, että voit luottavaisesti antaa meidän hallita ja tallentaa sinua koskevia tietoja ja että tiedät, että noudatamme tietojesi käsittelyssä kaikkia sääntöjä ja määräyksiä. GDPR-käytäntömme mukaisesti suojaamme yksityisyyttäsi.

Tiedot ja niiden käsittely

Keräämme tietoa sinusta ja siitä, miten käytät palvelujamme, jotta voimme tarjota sinulle hyviä kokemuksia sekä sopivia palveluja ja tarjouksia.

Millaisia tietoja keräämme?

Keräämme sinusta kahdentyyppistä tietoa: asiakastietoa ja käyttötietoa.

Asiakastiedot ovat palveluusi liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Ne voivat myös olla tietoa siitä, mitä palveluja sinulla on ja miten käytät niitä, sekä tilauksia, käyttäjätietoja, salasanoja ja muita tietoja, joita olet antanut, kun olet ollut yhteydessä meihin.

Käyttötiedot ovat tietoja, jotka liittyvät palvelujemme, kuten Business Booster Platformin (BBP), käytön aikana suoritettaviin toimintoihin. Käyttötietoja käsitellään, jotta sähköisessä viestintäverkossa voidaan välittää sähköinen viesti (kun esimerkiksi teet tilauksen tai etsit loppukäyttäjätietoja BBP:ssä). Muita kyseisiä tietoja ovat tilausvahvistuksia koskevat tiedot sekä uusien ja uusittavien tilausten laskutustiedot. Käyttötietoja ovat myös tiedot BBP:tä käyttävistä henkilöistä ja käytön alkamis- ja päättymisaika.

Miten keräämme tietoa?

Keräämme ja käsittelemme mm. seuraavia tietoja:

  • tiedot, jotka annat, kun sinusta tulee VAR (arvonlisäverovelvollinen jälleenmyyjä) ja kun olet yhteydessä meihin – kun esimerkiksi otat meihin yhteyttä pyytääksesi tietoja tai lopettaaksesi uutiskirjeiden tilauksen
  • tiedot, jotka luodaan, kun käytät palvelujamme – esim. kun käyt verkkosivustollamme, käytät BBP-toimintoamme tai käyt Up2date-sivustollamme
  • tiedot, jotka saamme muista lähteistä, kuten julkisista tietolähteistä, luottoluokituksen arviointipalveluista sekä muista lähteistä
  • tiedot, joita verkkosivumme keräävät käyttämällä evästeitä, jotka keräävät tietoa selaimellasi ja selaimeltasi.

Keräämämme tiedot vaihtelevat sen mukaan, mitä palveluja käytät.

Mihin käytämme tietoja?

Tietojen käsittely edellyttää nykyisen tietosuoja-asetuksen tukea, eli niin kutsuttua oikeudellista perustetta. Tämä tarkoittaa sitä, että jotta voimme käsitellä tietojasi laillisesti, meidän on (1) solmittava kanssasi sopimus tai (2) täytettävä Future Groupin oikeudellinen velvoite. Tietojasi voidaan käsitellä myös (3) etujen tasapainottamisen jälkeen tai (4) jos olet antanut suostumuksesi kyseiseen käsittelyyn.

Jotta voimme tarjota palveluja ja tuotteita, meidän on käsiteltävä ja hallittava tietojasi. Alla on esimerkkejä tietojen käyttötarkoituksista, sekä käsittelyn laillisesta perustasta.

Palvelujen tarjoaminen

Käsittelemme tietojasi, jotta voimme tunnistaa sinut Autodesk Ltd:n VAR- tai loppukäyttäjäksi, käsitellä ja toimittaa tilauksia Future Group Oy:n ja Autodesk Ltd:n kanssa solmimasi sopimuksen nojalla sekä tarjota viestintäpalveluja, kuten varmistaa palvelun toiminnan. Käsittelemme tietojasi myös hallinnoidaksemme laskuja ja maksuja, luottotietojen ilmoitustarkoituksissa sekä korjataksemme virheitä ja käsitelläksemme muita tapahtumia ja valituksia.

Oikeudellinen perusta: sopimusten ja oikeudellisen velvoitteen toimeenpano.

Muu palveluja koskeva viestintä

Käsittelemme tietojasi myös muun viestinnän yhteydessä, esimerkiksi kun lähetämme sinulle tietoa palveluistamme ja vastaamme sinulle palvelujamme koskeviin kysymyksiin.

Kun soitat sisäiselle myynti- tai tekniikkatiimillemme, puhelu voidaan dokumentoida. Kun keskustelet chatin välityksellä sisäisen myynti- tai tekniikkatiimimme kanssa, kirjoitetut tekstit voidaan dokumentoida ja analysoida. Toimimme näin, jotta voimme kouluttaa työntekijöitämme, parantaa työskentelytapaamme ja auttaa sinua mahdollisimman hyvin.

Oikeudellinen perusta: oikeutettu etu (asiakastiedot) ja suostumus (käyttötiedot).

Palvelujen kehittäminen

Käsittelemme tietoja, jotta voimme edelleen kehittää ja hallita toimintaamme, palvelujamme ja verkkojamme sekä prosessejamme. Tässä tarkoituksessa saatamme myös kerätä tilastotietoa analysointia varten.

Oikeudellinen perusta: oikeutettu etu (asiakastiedot) ja suostumus (käyttötiedot).

Suoramarkkinointi

Käsittelemme erityyppisiä tietoja, jotta voimme markkinoida tuotteitamme ja palvelujamme suoraan sinulle. Voit saada suoramarkkinointiviestejä postin, puhelimen, tekstiviestin ja sähköpostin välityksellä.

Tässä tarkoituksessa saatamme myös kerätä tilastotietoa analysointia varten.

Oikeudellinen perusta: oikeutettu etu (asiakastiedot) ja suostumus (käyttötiedot).

Tietoturva ja palvelujen väärinkäytön ehkäiseminen

Käsittelemme tietoja taataksemme kaikkien palvelujemme ja viestintäverkkojemme turvallisuuden sekä havaitaksemme ja ehkäistäksemme laitonta käyttöä tai muuta käyttöehtojemme vastaista käyttöä. Lisäksi käsittelemme näitä tietoja, jotta voimme ehkäistä verkon ja palvelun väärinkäyttöä ja havaita ja ehkäistä esimerkiksi petoksia ja virushyökkäyksiä.

Oikeudellinen perusta: sopimusten (asiakastiedot) ja oikeudellisen velvoitteen (käyttötiedot) toimeenpano.

Lainsäädännön noudattaminen

Käsittelemme tietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme.

Oikeudellinen perusta: oikeudellinen velvoite.

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Emme koskaan säilytä tietoja kauemmin kuin on tarpeen. Osa tiedoista hävitetään heti, osa tallennetaan pitkäksi ajaksi riippuen käytettävistä tiedoista ja lakisääteisistä velvoitteistamme.

  • Loppukäyttäjätiedot tallennetaan, jos olet Future Groupin VAR ja sen jälkeen enintään 24 kuukautta sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Tapauksissa, joihin liittyy maksamattomia laskuja tai peruttuja sopimuksia, tietoja säilytetään, kunnes asia on ratkaistu. Kun lasku maksetaan, tiedot poistetaan 24 kuukauden kuluttua, paitsi jos laki, kuten kirjanpitolaki, edellyttää tietojen säilyttämistä tai jos loppukäyttäjä on aktiivisesti pyytänyt liiketoimintansa siirtämistä toiselle Future Groupin VAR:lle (tämä prosessi on Autodeskin kanssa solmimasi VAR-sopimuksen mukainen).
  • Tallennamme käyttötietoja myös, jotta voimme auttaa sinua, jos toimittamissamme palveluissa on jotain vikaa. Jotta voimme jatkuvasti tarjota yhä parempia palveluja asiakkaidemme tarpeiden perusteella, tallennamme myös näihin tehtäviin perustuvaa tilastotietoa. Näitä tietoja voidaan säilyttää 6–24 kuukautta.
  • Rajoittaaksemme haittaa ja suojataksemme sinua internetpetoksilta tallennamme IP-osoitteet, jotta voimme etsiä, estää ja poistaa osoitteita ja viestejä. Näin voimme estää viruksia, roskaposteja ja troijalaisia leviämästä. Kiinteän verkon dynaamisia IP-osoitteita säilytetään kuuden kuukauden ajan ja mobiiliverkon dynaamisia IP-osoitteita 100 päivän ajan.
  • Sisäisten myynti- ja tekniikkatiimiemme dokumentoimia puheluita säilytetään kuusi kuukautta tapausten ratkaisemisen jälkeen.
  • Sisäisten myynti- ja tekniikkatiimiemme kanssa käytyjä chat-keskusteluja säilytetään kuusi kuukautta tapausten ratkaisemisen jälkeen.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Voimme paljastaa tietojasi

viranomaisille, Autodeskille VAR-sopimuksesi mukaisesti ja Autodesk Ltd:n kanssa solmimamme VAD-sopimuksen (arvonlisäverovelvollinen jakelija, VAD) mukaisesti.

Siirto kolmansiin maihin

Osa joidenkin loppukäyttäjien toiminnasta voi sijaita Ruotsin tai EU-/ETA-alueen ulkopuolisissa maissa (niin kutsutuissa kolmansissa maissa). Jos palvelun tarjoamiseksi siirrämme tietojasi jossakin kolmannessa maassa sijaitsevalle loppukäyttäjälle, käytämme asianmukaisia suojatoimia ja varmistamme, että siirrettäviä tietoja käsitellään sovellettavien lakien ja Autodesk Ltd:n kanssa solmittujen VAR- ja VAD-sopimusten mukaisesti.

Miten suojaamme tietoja?

Pyrimme jatkuvasti suojaamaan asiakkaidemme tietojen eheyttä. Turvatoimiimme sisältyvät muun muassa henkilöiden, tietojen, IT-infrastruktuurin, sisäisten ja julkisten verkkojen sekä toimistorakennusten ja teknisten tilojen suojaaminen.

Kiinnitämme huomiota tietojesi tietoturvaan, jotta voimme havaita ja ehkäistä tietojen katoamista tai leviämistä kolmansille osapuolille. Vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävä sitä vaatii, on pääsy tietoihisi. Tietojenkäsittelytoimet rekisteröidään ja niitä tarkastellaan järjestelmällisesti.

Tietojen salaukseen käytetään yleisesti tunnustettuja ja turvallisia salausmenetelmiä. Pyrimme jatkuvasti ehkäisemään roskaposteja ja viruksia verkoissamme.

Voit päättää omista tiedoistasi

Tiettyjen tietojen käsittely perustuu hyväksyntääsi eli suostumukseesi. Päätät aina itse, millaisen käsittelyn hyväksyt, ja voit halutessasi perua suostumuksesi.

Huomautus: Jotta voimme tarjota palveluja ja tuotteita, meidän on käsiteltävä ja hallittava tietojasi. Sinua ei kuitenkaan vaadita antamaan meille tietojasi. Jos et halua antaa tietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle kaikkia tuotteita ja palveluja.

Omat oikeutesi

Sinulla on oikeus tietää, mitä teemme tiedoillasi: miksi niitä käsitellään, kauanko niitä käsitellään, kuka kerää tietoja ja millaisia seurauksia käsittelyllä on. Seuraavassa kerrotaan omat oikeutesi. Yhteystiedot ovat asiakirjan lopussa.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Voit pyytää maksutta arkistot tiedoistasi. Ilmoita selkeästi, mitä tietoja haluat tarkastella. Vastaamme pyyntöihisi ilman aiheetonta viivästystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Jos emme jostain syystä pysty täyttämään toiveitasi, ilmoitamme syyn. Rekisteriote lähetetään osoitteeseen, jonka ilmoitat pyynnössäsi. Pidätämme oikeuden vahvistaa pyyntösi yritykseltä, johon olet rekisteröitynyt.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Meidän vastuullamme on varmistaa, että käsittelemämme tiedot ovat oikein, mutta sinulla asiakkaana on myös oikeus täydentää puuttuvia ja asiaankuuluvia tietoja. Jos huomaat tiedoissasi virheitä, sinulla on oikeus pyytää tietojen oikaisemista. Kun tietosi on korjattu, vahvistamme, että korjaus on tehty. Mikäli pyyntösi osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta panostusta, ilmoitamme sinulle asiasta ja keskustelemme muista vaihtoehdoista.

Oikeus tietojen poistamiseen

Asiakastiedot tallennetaan, jos olet Future Group OY:n VAR, ja niitä säilytetään enintään 24 kuukautta sopimuksen päättymisen jälkeen. Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin laki, esimerkiksi kirjanpitolaki, sitä vaatii.

Asiakkaana voit ilman aiheetonta viivästystä saada seuraavat tiedot poistettua seuraavissa tilanteissa:

  • jos tietoja ei enää tarvita siinä tarkoituksessa, jossa niitä käsiteltiin
  • jos käsittely perustui pelkästään omaan suostumukseesi ja perut sen
  • jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten ja vastustat tietojen käsittelyä
  • jos vastustat tietojen käsittelyä sen jälkeen, kun etuja on punnittu eikä ole todettu oikeutettuja syitä, jotka painavat enemmän kuin omat etusi
  • jos tietoja ei ole käsitelty määräysten mukaisesti
  • jos oikeudellisen velvoitteen täyttäminen edellyttää tietojen poistamista.

Jos tiedot poistetaan, ilmoitamme sinulle, kun se on tehty.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä etujen punnitsemisen perusteella. Sinun on tällöin eriteltävä, mitä sinuun kohdistuvaa käsittelyä haluat vastustaa. Jos katsomme, että kyseistä käsittelyä tehdään, meidän on osoitettava, että etumme painavat käsittelyssä enemmän kuin sinun etusi.

Jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, sinulla on aina oikeus vastustaa käsittelyä milloin tahansa.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Käsittelyä voidaan rajoittaa seuraavissa tilanteissa:

  • Tiedot ovat mielestäsi väärin ja olet pyytänyt niiden korjaamista. Voit tällöin pyytää, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan tutkinnan ajaksi.
  • Tietojen käsittely on laitonta, mutta vastustat tietojesi poistamista ja pyydät sen sijaan kyseisten tietojen käytön rajoittamista.
  • Tarvitset tietojasi, jotta voit määrittää tai toimeenpanna oikeudellisia vaateita tai puolustautua niiltä, vaikka me emme enää tarvitsisi tietojasi käsittelytarkoituksiimme.
  • Kun olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voimme jatkaa tietojesi käsittelyä tarkistuksen ajan.
  • Jos tietojesi käsittelyä rajoitetaan väliaikaisesti, ilmoitamme meiltä tietoja saaville osapuolille, että väliaikainen rajoitus on käytössä.

Tämä ei kuitenkaan koske mahdottomiksi osoittautuvia tai kohtuutonta panostusta vaativia tilanteita.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada ja käyttää meille antamiasi tietoja, jotta voit käyttää niitä jossain muualla. Voit esimerkiksi siirtää tietosi toiselle VAD:lle.

Tämä koskee tapauksia, joissa olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn tai käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tarjota sinulle palveluja Future Groupin ja Autodesk Ltd:n kanssa solmimasi sopimuksen mukaisesti. Sinulla ei kuitenkaan ole oikeutta siirtää tietojasi, jos käsittelemme niitä edun tai oikeudellisen velvoitteen takia.

Ilmoitus rikkomuksesta (valitus)

Jos tietojesi käsittelyssä rikotaan mielestäsi nykyisiä määräyksiä, ilmoita asiasta meille mahdollisimman pian. Voit tehdä valituksen myös tietosuojaviranomaisille.

Vahingonkorvaus

Jos olet kärsinyt vahinkoja sen takia, että tietojesi käsittelyssä on rikottu sovellettavaa lakia, voit olla oikeutettu korvauksiin. Tällöin voit hakea meiltä vahingonkorvausta tai nostaa korvauskanteen. Kyseinen vaatimus on tehtävä meille kirjallisesti.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita (kuten verkkojäljitteitä). Seuraavassa on lisätietoa evästeistä sekä omista valinnoistasi.

Mitä evästeet ovat?

Eväste on pieni määrä tietoa, joka lähetetään selaimelle verkkopalvelimelta ja joka tallentuu käyttämäsi tietokoneen kiintolevylle (selainkansioihin). Evästeet keräävät selaimeltasi esimerkiksi seuraavia vakiotietoja:

  • selaimen tyyppi
  • selaimen kieli
  • sen verkkosivun osoite, jolta saavuit verkkosivustollemme.

Ne voivat kerätä myös seuraavia tietoja:

  • IP-osoitteesi
  • selaimen käyttö, kuten
    • tarkastelemasi sivut
    • napsauttamasi linkit
    • käynnin tai pyynnön päiväys ja kellonaika.

Evästeet voivat tunnistaa yksilöllisesti selaimesi tai tilisi, mutta ne eivät välttämättä tunnista sinua henkilökohtaisesti. Evästeitä voidaan käyttää apuna myös henkilötietojen tallennuksessa esimerkiksi jos pyydät meitä ”muistamaan” sinut tai pitämään sinut sisäänkirjautuneena.

Käytämme evästeitä, jotta voimme parantaa ja yksilöidä palvelun käyttäjäkokemusta, kerätä tietoa palveluista, kävijämääristä ja suosituimmasta sisällöstä sekä tunnistaa säännöllisiä kävijöitä.

Evästeitä koskevat valintasi

Selainasetusten muokkaaminen

Voit muokata selaimesi asetuksia ja päättää, hyväksyykö vai estääkö tietokoneesi tai muu laite evästeiden käytön. Jos päätät estää evästeiden käytön, tietyt verkkosivustojen tai sovellusten interaktiiviset toiminnot eivät välttämättä ole käytettävissä.

Evästeiden poistaminen selaimeltasi

Voit poistaa evästeet selaimeltasi, mutta tällöin myös kyseisten evästeiden hallinnoimat asetukset ja toiveet poistetaan ja voit joutua luomaan ne uudelleen. Mobiililaitteestasi riippuen et välttämättä pysty hallitsemaan seurantatekniikoita asetusten kautta.

Yhteystiedot

Future Group Oy:n tietosuojavastaava

Future Group Oy on tiedoista vastaava taho. Se on vastuussa Future Group Oy:n, Future CAD Sweden AB:n, Future CAD Denmark A/S:n ja Future Group Slovakia s.r.o:n tavaramerkkien alla käsiteltävistä tiedoista. Määritämme käsittelyn tarkoituksen ja toimintaohjeet.

Future Group Oy (Y-tunnus 502071-0041)
Sahaajankatu 26A
00880 Helsinki
Suomi
Puhelin: +358 9 4785 400

Future Group Oy:n tietosuojavaltuutettu

Tietosuojavaltuutettumme varmistaa, että käsittelemme tietojasi oikein ja lainmukaisesti.

Yleistietoa tietosuojakäytännöstämme saa ottamalla yhteyttä sähköpostiosoitteeseen info@futuregroup.fi

Jos et halua saada suoramarkkinointia

Jos et halua, että lähetämme sinulle sähköpostitse tuotteisiimme tai palveluihimme liittyvää suoramarkkinointia, ota meihin yhteyttä lopettamalla tilaus sähköpostiviestissä annettavien ohjeiden mukaisesti tai lähettämällä sähköpostia tietosuojavaltuutetullemme osoitteeseen info@futuregroup.fi

Ota yhteyttä ja käytä oikeuksiasi

  • Muuta suostumustasi tietojen käsittelyn osalta (suostumus)
  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus rajoittaa käsittelyä

Hakemus on tehtävä kirjallisesti, ja siinä on ilmoitettava koko nimi, yrityksen virallinen sähköpostiosoite sekä VAR CSN -numero.

Future Group Oy
Sahaajankatu 26A
00880 Helsinki
Suomi